Was passiert eigentlich im Hintergrund, wenn ein Konzert in unserem Haus den Gästen eine gute Stimmung bereitet? Was genau sind die Arbeiten die vor, während und nach dem Konzert stattfinden? Hier folgt nun eine kleine Übersicht dessen, was wir mit einem winzigen Team von zwei Menschen leisten, damit Sie einen schönen Abend unbeschwert genießen können. Lesen Sie hier, welcher Aufwand beispielweise hinter einem nur etwas länger als zweistündigen Konzert in unserem kleinen Saal * steckt.
Einige Monate vorher:
– Terminfestlegung mit den Künstlern
– Erstellen der Buchungsplattform für den Kartenkauf/die Sitzplatzreservierung
– Plakate herstellen/anpassen
– Einstellen der Veranstaltung auf den Online-Werbeplattformen
– Pressemitteilung schreiben und versenden
– Termin auf die Website stellen
– Beitrag in die Website schreiben
Einige Wochen vorher:
– Erinnerungen auf den Online-Werbeplattformen schreiben
– Festlegen der Einkäufe für Getränke und Speisen
– ggf. Dekoration besprechen
– Mails zu den Reservierungen beantworten
Eine oder zwei Wochen vorher:
– Letzter Kontakt mit den Künstlern zur Anreise, Parkplatzreservierung, Bühnenaufbau, Sonderwünsche
– Einkauf der Getränke und Speisen
– Mails zu den Reservierungen beantworten
– Plakate verteilen, soweit noch nicht geschehen
– Anmeldung der Veranstaltung zur GEMA, wenn wir Veranstalter sind
– Anmoderationen entwerfen und festlegen
Einen Tag vorher:
– Saal ausräumen
– Saal reinigen
– Bühnenpodeste aufstellen
– Bestuhlung aufstellen
– Theke aufstellen
– Kühlschrank aufstellen
– Zubereitungsgeräte aufstellen
– Theke einrichten
– Getränke bereitstellen
– Beleuchtung aufbauen
– Dekoration anbringen
– ggf. Einkauf der Frischwaren
– Mails zu den Reservierungen beantworten
– Hinweis auf Parkplatzsperrung anbringen
– Preise festlegen und Preislisten drucken
Am Tag der Veranstaltung:
– Mails zu den Reservierungen beantworten
– Toiletten reinigen
– Hof fegen
– Parkplatz sperren
– Getränke und Speisen verkaufsbereit machen
– Heizung einschalten
– Geschirr bereitstellen
– Anmoderationen üben
– Reservierte Sitzplätze kennzeichnen
Vor der Veranstaltung:
– Künstler in Empfang nehmen
– Bühneneinweisung
– Soundcheck
– Beleuchtungscheck
– Notbeleuchtung einschalten
– Notausgänge öffnen
– letzte Absprachen treffen
– Liste der Reservierungen ausdrucken
– Kaffee kochen
– ggf. Lebensmittel erhitzen (z.B. die wunderbaren Bockwürstchen)
– Licht einschalten
Unmittelbar vor der Veranstaltung:
– Publikum empfangen und einweisen
– Verkauf der Speisen- und Getränkeangebote
Während der Veranstaltung:
– Anmoderationen
– Künstler mit Getränken versorgen
– Beleuchtung steuern
– Heizung und Lüftung steuern
– Brandwache
– Verkauf von Speisen und Getränken
– Hut für die Gage herumgehen lassen
Am Ende der Veranstaltung:
– Abmoderation und Segen
– Gespräch mit den letzten Gästen
– Reflexionsgespräch mit den Künstlern
– “Letztes Getränk”
– Hilfe beim Abbau der Künstlertechnik
– Verabschiedung der Künstler
– Abschließen aller Türen
– Notbeleuchtung ausschalten
– Heizung ausschalten
– Zählen der verbliebenen Getränke und Speisen
– Kassensturz
– Einkaufs- und Besucherstatistik führen
– Licht aus!
Am Tag nach der Veranstaltung:
– Abräumen der verbliebenen Getränke und Speisen
– Müllentsorgung
– Abbau der Theke
– Geschirrreinigung
– Toilettenreinigung
– Abbau der Bestuhlung
– Abbau der Bühnenpodeste
– Abbau der Beleuchtung
– Saal reinigen
Der Zeitaufwand beträgt im Normalfalle mit zwei Helfenden insgesamt zwischen zwanzig und dreißig Arbeitsstunden, die unentgeltlich geleistet werden. Bei großen Konzerten im großen Saal unseres Hauses ist der Aufwand entsprechend höher und manchmal auch die Zahl der Helfenden größer.
Was hat nun wer davon, dass diese Konzerte mit diesem großen Aufwand stattfinden?
Da sind zunächst die Künstler, die bei den Konzerten im kleinen Saal den Inhalt des Hutes bekommen. Wir wissen nicht, was sich darin am Ende der Veranstaltung befindet. Das ist auch gut so.
Dann ist da natürlich das Publikum, dass ein Konzert mit hoher Qualität in gemütlicher Atmosphäre erlebt und keinen Eintritt dafür zahlen muss. Die speisen und Getränke werden zu niedrigen Preisen angeboten.
Unser Verein bekommt seinen Anteil am Konzert aus dem Erlös des Getränke- und Speisenangebots, hat dabei jedoch die Kosten der Versicherung, der GEMA, des Einkaufs und natürlich der Energie zu zahlen. Da bleibt oft nicht viel übrig.
Und was haben unsere beiden ehrenamtlich Helfenden davon?
Wir haben den Dank des Publikums, der Künstler und das gute Gefühl, etwas für das soziale Miteinander im Stadtteil getan zu haben. Vielleicht mag es ja auch ein Vorteil sein, ein Konzert direkt vor der Wohnungstür zu haben und das “für umme”. Doch auch wir legen unseren anerkennenden Geldschein in den Hut für die Künstler und die Bezahlung für den Verzehr in die Kasse.
Was passiert, wenn es keine Helfenden mehr gibt?
Das ist einfach zu beantworten. Dann gibt es diese Veranstaltungen nicht mehr.
* Wie ist das mit den großen Veranstaltungen wie den Trödelmärkten und den großen Konzerten?
Da sind zwar während der Veranstaltungen einige Helfenden mehr sichtbar, doch die Anwerbung gestaltet sich von Mal zu Mal schwieriger. Obwohl wir sehr gut organisiert sind, eine tolle Stimmung leben und die Helfenden hinter der Theke und auf der Straße mit freiem Essen und Trinken belohnen, finden sich altersbedingt immer weniger Freiwillige.
Die Zahl der Aufgaben ist bei großen Veranstaltungen mit bis zu 1.000 Besuchern (Trödelmärkte) oder einem Publikum von bis zu 250 Menschen (Konzerte) erheblich größer. Da kommen noch die Verkehrsregelung, der Aufbau gemäß behördlicher Verfügung und viele andere Tätigkeiten dazu.
Im Grunde brauchen unsere bei den großen Veranstaltungen vier bis sechs ehrenamtlichen Profis die gleiche Zahl frischer Menschen, die ihnen bei einigen Veranstaltungen “auf die Pelle rücken” und mitlaufen. Dabei lernen die Neuen gleich Veranstaltungsmanagement direkt vor Ort. Handwerkliche Fähigkeiten werden ebenfalls gefördert und natürlich auch die Kenntnisse der einschlägigen Bestimmungen. Alles wird im Verlauf der Mitarbeit gründlich erlernt und sitzt somit tausendmal besser als trocken in der Schule gebüffelt.
Ich habe genug gelesen und Lust auf eine Mithilfe!
Einfach eine Mail schreiben und wir verabreden uns für das erste Mitlaufen. So einfach ist das!
